Η επιχείρηση στην οποία έχει ανατεθεί η διαχείριση κοινόχρηστων δαπανών πρέπει να αναρτά την κατάσταση των κοινοχρήστων δαπανών συνοδευόμενη από απλές φωτοτυπίες των παραστατικών των κοινοχρήστων δαπανών σε σημείο της οικοδομής, στο οποίο δεν θα έχουν εύκολη πρόσβαση οι τρίτοι- επισκέπτες της οικοδομής.
Α) Σύμφωνα με την Αγορανομική Διάταξη 02/8.4.2013 (ΦΕΚ Β’ 874/11.4.2013) τα φυσικά και νομικά πρόσωπα που παρέχουν υπηρεσίες έκδοσης κοινοχρήστων, οφείλουν να αναρτούν στον πίνακα ανακοινώσεων της πολυκατοικίας, μαζί με τον μηνιαίο κατάλογο κοινοχρήστων, και αντίγραφα των νόμιμων παραστατικών εγγράφων, από τα οποία αποδεικνύονται οι δαπάνες που αναφέρονται σε αυτά. Στην περίπτωση έλλειψης πίνακα ανακοινώσεων, οφείλουν, μαζί με το ειδοποιητήριο πληρωμής των κοινοχρήστων να επισυνάπτουν σε αυτό και απλές φωτοτυπίες των παραστατικών των ανωτέρω δαπανών. Για τους παραβάτες των διατάξεων της Διάταξης επιβάλλεται διοικητικό πρόστιμο δύο χιλιάδων (2.000) ευρώ.
Β) Σύμφωνα με το άρθρο 68 της Υπουργική Απόφαση 91354/24.8.2017 (Κανόνες ΔΙ.Ε.Π.Π.Υ.): Οι Επιχειρήσεις κάθε μορφής που τους έχει ανατεθεί η διαχείριση των κοινοχρήστων δαπανών πολυκατοικιών, υποχρεούνται: 1. Να διατηρούν για δύο (2) τουλάχιστον χρόνια τα πρωτότυπα των παραστατικών των δαπανών. Οι ένοικοι δικαιούνται με δαπάνες τους να ζητούν από τους υπόχρεους απλά φωτοαντίγραφα των εν λόγω παραστατικών. 2. Η δημιουργία κάλυψη και αύξηση του αποθεματικού της πολυκατοικίας δεν συνιστά δαπάνη. 3. Στους παραβάτες επιβάλλεται διοικητικό πρόστιμο χιλίων ευρώ (1.000€).
Συνεπώς οι υποχρεώσεις που προκύπτουν για εσάς είναι οι εξής:
1) Στην περίπτωση που επιλεγεί η ανάρτηση ονομάτων σε πίνακα ανακοινώσεων, τότε η ανάρτηση πρέπει να γίνει σε χώρο της πολυκατοικίας που δεν είναι εύκολα προσβάσιμος σε τρίτους – επισκέπτες, προκειμένου να αποφευχθεί η μετάδοση σε τρίτους προσωπικών δεδομένων των ενοίκων. Ενδεικτικά αναφέρονται χώροι όπως ο τοίχος της σκάλας του πρώτου προς τον δεύτερο όροφο ή ο τοίχος της σκάλας μεταξύ ισογείου και υπογείου, και πάντως όχι στην είσοδο της πολυκατοικίας.
2) Η ανάρτηση της κατάστασης πρέπει να συνοδεύεται και από απλές φωτοτυπίες των παραστατικών των κοινοχρήστων δαπανών που αναφέρονται σε αυτήν.
3) Η διατήρηση των πρωτότυπων παραστατικών των δαπανών για τουλάχιστον μία διετία.
